Как настроить онлайн-запись на занятия

Как включить онлайн-запись, чтобы родители сами записывали ребёнка на занятия по ссылке или с сайта центра, а заявки сразу приходили в Umai CRM.

Прежде чем начать. Проверьте поле «Телефон» в «Настройках компании»: по этому номеру родители связываются с центром со страницы записи. Если родители будут оплачивать запись через Kaspi, заранее подключите Kaspi POS в «Настройках», раздел «Интеграции». Онлайн-запись на мероприятия настраивается в окне мероприятия, подробнее описано в статье «Мероприятия».

Шаг 1. Подключение онлайн-записи в настройках центра

1. Откройте «Настройки» и выберите раздел «Кастомизация».
2. В блоке «Функции CRM» включите переключатель «Онлайн-запись» и нажмите «Сохранить».
   

После включения в окне занятия появится вкладка «Онлайн-запись». Общие настройки находятся ниже на той же странице, в блоке «Онлайн-запись».

Шаг 2. Общие настройки онлайн-записи для всего центра

1. В блоке «Онлайн-запись» нажмите «Настроить». Откроется окно «Настройки онлайн-записи».
   
2. Выберите в полях «Воронка для заявок» и «Этап», куда в канбане попадёт лид по каждой заявке. По умолчанию выбраны основная воронка и её первый этап.
3. В поле «Кому сообщать о заявках» укажите сотрудников, которые получат уведомления. По умолчанию уведомления приходят всем сотрудникам с доступом к лидам.
4. При необходимости заполните остальные поля окна.
   Поле «Бесплатных кружков на ребёнка» нужно, если в центре есть бесплатные занятия, то есть у занятия в поле «Участие» выбрано «Бесплатно». В поле указывается, на сколько таких занятий один ребёнок может записаться. По умолчанию стоит «Без лимита».
   В поле «Политика обработки персональных данных» вставляется ссылка на документ центра. Родители увидят её в форме записи рядом с согласием.
   В поле «Домены вашего сайта» указывается адрес сайта центра. Тогда форма записи будет работать только на этом сайте. Если поле пустое, форму можно разместить на любом сайте.
5. Нажмите «Сохранить».
   

Шаг 3. Как открыть запись на конкретное занятие

1. Откройте раздел «Занятия» и нажмите «+ Включить» в столбце «Онлайн-запись» напротив нужного занятия. Откроется окно с настройками, а сама запись включится сразу, переключать ничего не нужно.
   
2. В блоке «Как записывать» выберите способ записи. По умолчанию выбран «По предзаписи»: заявка ждёт подтверждения администратора, и место держится за ней. При способе «Запись напрямую» место занимается сразу, а администратор только видит новую запись.
   
3. В блоке «Когда принимать» укажите даты, когда приём открывается и закрывается. Если поля пустые, запись открыта сразу и без даты окончания.
4. В блоке «Кого принимать» выберите направление, по которому родители найдут занятие в каталогах, и возраст детей.
5. Ниже в том же блоке в поле «Участие» отметьте, бесплатное занятие или платное. Бесплатное учитывается в лимите бесплатных кружков на ребёнка. Для платного выберите, как оплачивается запись в группу: в центре, на выбор родителя или только через Kaspi. Оплата через Kaspi работает при подключённом Kaspi POS.
6. В конце блока в поле «Кто может записаться» выберите, кого принимать: всех, только новых клиентов или только учеников центра.
7. Проверьте блок «Места и защита». По умолчанию включены «Показывать число свободных мест» и «Подтверждать телефон кодом». Первый переключатель показывает родителям точное количество мест, без него они видят только «есть места» или «мест нет». Второй отправляет код в WhatsApp и защищает от случайных заявок. Переключатель «Лист ожидания» по умолчанию выключен: если его включить, родитель сможет встать в очередь, когда мест нет.
   
8. Нажмите «Сохранить». В столбце «Онлайн-запись» вместо «+ Включить» появится выбранный способ, например «Предзапись».

После сохранения на вкладке «Онлайн-запись» появится кнопка «Как видит родитель». Она открывает в новой вкладке страницу занятия в том виде, в каком её увидит родитель.

Шаг 4. Как поделиться ссылкой на запись или добавить форму на сайт

1. Чтобы отправить ссылку на все занятия с онлайн-записью, откройте окно «Настройки онлайн-записи» и в строке «Страница записи центра» нажмите «Скопировать». Такая же ссылка копируется в разделе «Записи» кнопкой «Скопировать ссылку на запись».
2. Чтобы отправить ссылку на одно занятие, откройте окно занятия, перейдите на вкладку «Онлайн-запись» и нажмите «Скопировать ссылку». Кнопка появляется после того, как настройки занятия сохранены.
3. Чтобы добавить запись на сайт центра, в окне «Настройки онлайн-записи» в блоке «Код для сайта» выберите «Виджет (рекомендуем)» или «Только iframe». Укажите, какие занятия показывать и на каком языке, и нажмите «Скопировать код».
   
4. Вставьте код на страницу сайта в то место, где должна быть запись. В Tilda для него подходит блок «HTML-код» (T123), в WordPress блок «Произвольный HTML», в Wix пункт «Встроить код».

Высота виджета подстраивается сама. Метки utm и адрес страницы, с которой пришла заявка, сохраняются в лиде.

Что видит родитель

По ссылке открывается страница записи центра со списком занятий, ценами и днями занятий. Если указать дату рождения ребёнка, на странице останутся занятия, подходящие по возрасту.

Кнопка «Записаться» открывает форму. Сначала родитель выбирает, кого записывает: ребёнка или себя. Затем указывает данные ребёнка, своё имя, телефон с WhatsApp и почту. Если включено подтверждение телефона, на номер приходит код в WhatsApp. В конце родитель отмечает согласие на обработку персональных данных и отправляет заявку.

Шаг 5. Где смотреть заявки от родителей

1. Откройте раздел «Записи» и перейдите на вкладку «Онлайн-заявки». Над таблицей заявки разделены по статусам: «Ждут решения», «Записан», «Отклонена», «Отменена», «Истекла» и «Все».
   
2. В таблице указаны дата заявки, участник, родитель, занятие, источник и статус. Источник показывает, откуда пришла заявка, например «Ссылка».
3. Нажмите на заявку, чтобы открыть её карточку. В карточке собраны занятие и дата, способ записи, оплата, данные ребёнка и родителя, отметка о подтверждении телефона кодом, источник и согласие на обработку данных. Кнопки «Открыть лид», «Карточка ученика» и «Карточка заказчика» ведут к связанным записям в Umai CRM.
   

Если у занятия выбран способ «По предзаписи», заявки со статусом «Ждут решения» администратор подтверждает или отклоняет.

Важно учитывать:

• Каждая онлайн-заявка становится лидом в воронке и на этапе из настроек онлайн-записи.
• Кнопка «Перевыпустить ссылку» сразу отключает все старые ссылки на запись, виджет на сайте и ссылки родителей на их заявки. Перевыпустить ссылку может только сотрудник с доступом к разделу «Кастомизация».
• Если у группового занятия на вкладке «Основное» в блоке «Ограничение записи» выбрано «Набор закрыт, только лист ожидания», онлайн-запись принимает родителей только в лист ожидания.