Карточка ученика

Карточка ученика объединяет данные об ученике и позволяет вести учёт его обучения, посещений, абонементов и платежей.

Данные карточки используются для работы с учеником, а также для взаимодействия с ним через Aisar.

Карточка открывается при нажатии на ФИО ученика в разделе «Ученики». По умолчанию открывается вкладка «Занятия».

Основные блоки:

1. Общие сведения
2. Редактирование данных ученика
3. Архивация ученика
4. Быстрый просмотр данных
5. Удаление ученика
6. Вкладки карточки ученика

1. Общие сведения

В верхней части карточки независимо от выбранной вкладки отображается основная информация об ученике.

В блоке указаны:

• фото;
• ФИО;
• номер телефона;
• ответственный сотрудник.

Рядом с ФИО расположены значки редактирования, информации и WhatsApp.

Редактирование открывает форму для изменения данных ученика.

Информация открывает карточку быстрого просмотра с основными данными ученика. 

WhatsApp открывает переписку с учеником в разделе Aisar.

Справа отображаются показатели «Баланс», «Был в школе», «Индекс посещений за всё время» и «Индекс посещений за 28 дней». Здесь же находится поле «Преподаватели», в котором можно закрепить за учеником преподавателя.

Рядом с балансом расположена ссылка «Сверка». Она открывает окно «Сверка баланса», где можно сопоставить ожидаемый и фактический баланс ученика по платежам и абонементам.

В окне отображаются:

• суммы пополнений;
• покупки и возвраты абонементов;
• ожидаемый и фактический баланс;
• расхождение между ними;
• несопоставленные абонементы и покупки, если они есть.

Сверка помогает выявить расхождения между операциями по платежам и абонементам.

2. Редактирование данных ученика

Форма редактирования открывается по значку редактирования рядом с ФИО ученика.

В правом верхнем углу формы находится переключатель статуса «Активный» / «В архиве».

Форма разделена на блоки:

• «Личные данные»;
• «Контакты»;
• «Образование»;
• «Дополнительно».

Личные данные

В блоке доступны поля:

• Фамилия;
• Имя;
• Отчество;
• Дата рождения;
• Пол;
• Язык общения;
• Заказчик;
• Ответственный.

Контакты

В блоке доступны поля:

• Email;
• Instagram;
• Адрес;
• Контактный телефон.

К ученику можно добавить несколько номеров телефона. Один из них можно указать как основной.

Образование

Блок скрыт по умолчанию и открывается с помощью переключателя.

В нём доступны поля «Школа» и «Класс».

Дополнительно

Блок скрыт по умолчанию и открывается с помощью переключателя.

В нём доступны поля «Договор», «Скидка», «Участник госзаказа», «Лояльность» и «Комментарий».

3. Архивация ученика

Чтобы перевести ученика в архив, переключите статус в форме редактирования с «Активный» на «В архиве» и укажите причину ухода. Причина выбирается из справочника, куда входят такие варианты, как «Переезд», «Финансовые причины», «Неудобное расписание» и «Другое». Список причин общий для всех учеников центра и пополняется через значок настроек рядом с полем выбора причины, где можно добавить собственный вариант.

Архивный ученик отображается в разделе «Ученики» при выборе соответствующего фильтра. Данные ученика при этом сохраняются в системе.

Чтобы вернуть ученика в активный статус, установите переключатель в положение «Активный».

Перед архивацией важно определиться с дальнейшими действиями по абонементу ученика: заморозить его, завершить или оставить без изменений. Решение зависит от правил конкретного центра, поэтому этот момент стоит уточнять отдельно, прежде чем переводить ученика в архив.

Если необходимо сохранить срок действия абонемента ученика без архивации, используйте заморозку абонемента. Подробнее о заморозке рассказано в статье «Абонементы».

4. Быстрый просмотр данных

Карточка быстрого просмотра открывается по значку информации рядом с ФИО ученика.

В верхней части отображается количество абонементов и посещений.

Ниже находится блок «Общая информация», в котором указаны:

• ID учащегося;
• дата рождения;
• пол;
• заказчик;
• ответственный;
• статус и дата его присвоения;
• телефоны;
• баланс;
• адрес;
• язык общения;
• email.

В блоке «Дополнительно» отображаются договор, скидка, статус участника госзаказа, комментарий и информация о пользователе, создавшем карточку ученика.

Карточка быстрого просмотра содержит те же данные, что и форма редактирования.

В правом верхнем углу окна расположены значки WhatsApp, редактирования и удаления, поэтому из карточки быстрого просмотра можно сразу перейти к переписке с учеником, открыть форму редактирования или удалить ученика, не закрывая окно.

5. Удаление ученика 

Удаление ученика выполняется по значку корзины в карточке быстрого просмотра.

После удаления карточка перемещается в Корзину и хранится там 60 дней. Восстановить удалённого ученика может только пользователь с ролью «Руководитель».

6. Вкладки карточки ученика

Под общей информацией расположены вкладки для работы с данными ученика:

• «Обучение» 
• «Занятия» 
• «Абонементы»
• «Платежи» 
• «Посещения»
• «История» 
• «Комментарии» 
• «Звонки»
• «Документы»

Каждая вкладка подробно описана в отдельной статье базы знаний.

Вкладки позволяют вести учёт обучения, занятий, абонементов и платежей, отслеживать посещаемость, просматривать историю взаимодействия, хранить документы и управлять закреплёнными преподавателями.

Важно учитывать:

• Значок информации открывает данные только для просмотра. Для изменения данных используйте значок редактирования.
• При переводе ученика в архив необходимо указать причину ухода. Данные ученика не удаляются и доступны по фильтру «В архиве».
• Если необходимо сохранить срок действия абонемента, используйте заморозку абонемента, а не архивацию ученика.
• После удаления карточка ученика перемещается в Корзину на 60 дней. Восстановить её может только пользователь с ролью «Руководитель».
• Блоки «Образование» и «Дополнительно» скрыты по умолчанию и открываются с помощью переключателей.
• «Сверка баланса» помогает выявить расхождения между ожидаемым и фактическим балансом, а также найти несопоставленные абонементы и покупки.