Почему оформление абонемента и получение денег в Umai CRM считаются отдельно, откуда у ученика появляется минус на балансе и что происходит при автопродлении.
В Umai CRM у каждого ученика есть баланс. Оформление абонемента и оплата меняют баланс в разные стороны: абонемент списывает с баланса свою стоимость, а платёж пополняет его. Если ученик ещё не заплатил, баланс уходит в минус, и сумма минуса показывает, сколько ученик должен центру.
Основные блоки:
Абонемент, платёж и баланс
Почему оформление и оплата разделены
Как принять оплату
Откуда появляется минус
Что происходит при автопродлении
Как проверить баланс
1. Абонемент, платёж и баланс
Абонемент определяет, сколько занятий ученик может посетить и в какие даты. При оформлении его стоимость списывается с баланса ученика. Отметка «Посетил(а)» в журнале уменьшает остаток занятий в абонементе, а баланс при посещениях не меняется.
Платёж означает деньги, которые центр получил от ученика или родителя. Платёж пополняет баланс и попадает в доходы центра.
Баланс показывает разницу между платежами и списаниями: к сумме платежей прибавляются возвраты на счёт клиента и вычитается стоимость оформленных абонементов. Положительный баланс означает, что у ученика остались деньги для следующего абонемента. Отрицательный баланс означает долг.
Баланс отображается в карточке ученика под заголовком «Баланс» и в списке учеников.
2. Почему оформление и оплата разделены
Оплата не всегда совпадает с оформлением абонемента. Родители вносят предоплату заранее, платят частями, после первого занятия или сразу за несколько месяцев. Поэтому абонемент и платёж записываются отдельно, а баланс сводит их вместе.
В форме оформления абонемента блок «Стоимость» содержит три поля:
- «Стоимость абонемента»: полная цена по прайсу;
- «Списать с баланса»: сумма, которая спишется с баланса ученика. Чтобы дать скидку, сумму в поле нужно уменьшить;
- «Доступно на балансе»: сколько денег на балансе ученика сейчас.
Справа на панели нового абонемента показывается итог. Если денег на балансе хватает, там указан «Баланс после». Если не хватает, вместо него показан «Долг после».
3. Как принять оплату
Оплату можно внести сразу при оформлении абонемента. Для этого в блоке «Оплата» нужно включить переключатель «Внести платёж» и заполнить поля «Сумма платежа», «Дата платежа», «Источник оплаты» и «Статья дохода». Если на балансе ученика уже есть деньги, появляется отметка «Зачесть с баланса ученика»: остаток баланса идёт в счёт абонемента, а в поле «Сумма платежа» сразу подставляется сумма, которой не хватает до стоимости. Если ученик платит двумя способами, например частью наличными и частью переводом, подойдёт кнопка «+ Разделить оплату».
Переключатель «Рассрочка» в том же блоке разбивает стоимость на график платежей. Когда он включён, вместо «Внести платёж» появляются поля «Платежей», «Период (мес.)» и «Дата первого платежа».
Если ученик платит позже, платёж вносится в карточке ученика на вкладке «Платежи» кнопкой «Внести платеж». В окне указываются сумма, дата, источник платежа и статья доходов, после чего остаётся нажать «Добавить». Баланс ученика сразу увеличится на сумму платежа.
На вкладке «Платежи» отображаются и платежи, и списания. Оформленный абонемент записывается строкой «Покупка абонемента» со знаком минус.
4. Откуда появляется минус
Минус на балансе появляется, когда с баланса списано больше, чем внесено. Чаще всего так бывает в трёх случаях. Абонемент оформлен, а платёж ещё не внесён или внесён не полностью. Абонемент продлён вручную: при продлении полная стоимость списывается с баланса ещё раз. Абонемент продлился автоматически, и денег на балансе на него не хватило.
Посещения сами по себе минус не создают. Если у ученика нет абонемента, посещение всё равно отмечается, а в журнале рядом с именем указано «Абонемент отсутствует». Если абонемент оформлен позже, посещения за его период спишутся с него.
Ученики с минусом на балансе собираются в разделе «Финансы», подраздел «Задолженности», вкладка «Должники». Подробнее описано в статье «Фиксация задолженностей». Чтобы закрыть долг, достаточно внести платёж на сумму минуса.
5. Что происходит при автопродлении
Автопродление включается переключателем «Автопродление» в блоке «Параметры» при оформлении абонемента. Момент продления зависит от параметров абонемента: если указана дата окончания, абонемент продлевается в эту дату, а если указано только количество занятий, то после того, как занятия закончились. Стоимость нового периода списывается с баланса так же, как при обычном оформлении. Если денег на балансе не хватает, баланс уходит в минус.
В таблице абонементов у абонемента с автопродлением рядом со статусом стоит пометка «Авто».
6. Как проверить баланс
Под балансом в карточке ученика расположена ссылка «Сверка». Она открывает окно «Сверка баланса» с расчётом по ученику: сумма пополнений, покупок абонементов и возвратов, ожидаемый баланс по платежам, фактический баланс и расхождение между ними. Ниже указаны количество абонементов и общая сумма их оформлений.
Если расхождение равно нулю, баланс посчитан верно, и минус объясняется неоплаченными абонементами.
Важно учитывать:
- Оформление абонемента без платежа сразу создаёт долг на сумму из поля «Списать с баланса».
- Скидка задаётся в поле «Списать с баланса», а «Стоимость абонемента» остаётся ценой по прайсу.
- Продление вручную считает даты от текущего дня и списывает полную стоимость заново.
- Автопродление срабатывает независимо от баланса ученика.
- Посещения уменьшают остаток занятий в абонементе, но не меняют баланс.